Brak kar w 2026 roku – oficjalna abolicja

Wiceminister finansów i Szef KAS, Marcin Łoboda, jednoznacznie potwierdził, że rok 2026 będzie okresem ochronnym dla przedsiębiorców. Oznacza to, że:

• nie będą nakładane sankcje za niewystawianie faktur w KSeF,
• nie będą karane błędy techniczne i organizacyjne związane z obsługą systemu,
• administracja skarbowa stawia na wsparcie i wspólne przejście przez proces wdrożenia, a nie na represje.

To rozwiązanie należy traktować jako abolicję podatkową w zakresie KSeF, której celem jest umożliwienie firmom bezpiecznego dostosowania się do nowych obowiązków.

Harmonogram wdrażania KSeF

Obowiązek korzystania z KSeF został rozłożony etapami, w zależności od wielkości przedsiębiorstwa:

• od 1 lutego 2026 r. – firmy, których obrót w 2024 r. przekroczył 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. – pozostałe firmy,
• mikroprzedsiębiorcy – okres przejściowy od kwietnia do grudnia 2026 r.; brak obowiązku e-fakturowania, jeśli miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł brutto.

Jednocześnie należy pamiętać, że odbieranie faktur w KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców już od 1 lutego 2026 r.

Bezpieczeństwo i rozwiązania awaryjne

Ministerstwo Finansów podkreśla, że system KSeF jest bezpieczny, a każdy dostęp urzędnika do faktur jest rejestrowany i audytowalny. Dodatkowo przewidziano rozwiązania na wypadek problemów technicznych, m.in.:

• tryb offline z późniejszym dosłaniem faktury do systemu,
• możliwość wystawienia faktury z kodem QR, potwierdzającym jej wygenerowanie,
• stałe wprowadzenie trybu offline24.

Korzyści dla przedsiębiorców

Wdrożenie KSeF to nie tylko obowiązki, ale również konkretne korzyści, w tym:

• ograniczenie błędów w fakturach,
• łatwy dostęp do informacji o wystawionych dokumentach i terminach płatności,
• skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni,
• brak konieczności drukowania i archiwizowania faktur (przechowywanie w KSeF przez 10 lat).

Rekomendacja biura rachunkowego

Choć rok 2026 objęty jest abolicją i brakiem kar, nie warto odkładać przygotowań na ostatnią chwilę. Wczesna rejestracja w systemie, testy oraz dostosowanie procedur księgowych pozwolą uniknąć problemów w kolejnych latach, gdy KSeF stanie się w pełni sankcjonowanym obowiązkiem.

Jako biuro rachunkowe rekomendujemy stopniowe wdrażanie KSeF już teraz oraz korzystanie z okresu ochronnego na spokojne i bezpieczne dostosowanie się do nowych przepisów. W razie pytań lub potrzeby wsparcia – pozostajemy do dyspozycji i zapraszamy do kontaktu!

Kto i kiedy jest zwolniony z obowiązku KSeF?

Zgodnie z nowymi przepisami, obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych (w formacie XML przez system KSeF) nie dotyczy następujących przypadków:

• Przejazdy autostradami: Usługi dokumentowane fakturami o węższym zakresie danych, wystawianymi przez uprawnionych podatników lub podmioty działające w ich imieniu.
• Transport osób: Bilety jednorazowe pełniące funkcję faktury za przewóz kolejami, taborem samochodowym, statkami, promami czy samolotami (pod warunkiem, że zawierają określony zestaw danych).
• Usługi kontroli ruchu lotniczego: Faktury wystawiane miesięcznie przez Centralne Biuro Opłat Trasowych (CRCO) EUROCONTROL w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej.
• Wybrane usługi zwolnione z VAT: Dotyczy to m.in. usług finansowych i ubezpieczeniowych wymienionych w art. 43 ust. 1 pkt 7 oraz 37–41 ustawy o VAT.
• Samofakturowanie bez NIP: Sytuacje, w których nabywca wystawia fakturę w imieniu sprzedawcy, ale jedna ze stron nie jest zidentyfikowana na potrzeby danej czynności numerem NIP.

Kiedy można, ale nie trzeba?

Warto wiedzieć, że w niektórych sytuacjach, mimo braku odgórnego nakazu, przepisy dopuszczają dobrowolne wystawienie faktury ustrukturyzowanej. Dotyczy to np. wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT), gdy nabywca stosujący samofakturowanie posługuje się numerem identyfikacyjnym z innego kraju UE niż Polska.

Aspekty techniczne: Nowy wzór FA(3)

Od 1 lutego 2026 r. standardem stanie się struktura logiczna FA(3). Zastąpi ona obecnie stosowaną wersję FA(2). Co istotne, nowa struktura będzie musiała być stosowana również do:

• faktur korygujących (nawet jeśli faktura pierwotna była wystawiona w starym formacie),
• faktur rozliczających do zaliczek wpłaconych przed lutym 2026 roku.

Faktura ustrukturyzowana to nie po prostu PDF wysłany mailem – to dokument w formacie XML, któremu system KSeF nadał unikalny numer identyfikacyjny.

Podstawa prawna

Wszystkie powyższe zmiany opierają się na konkretnych aktach prawnych:

1. Art. 106s ustawy o podatku od towarów i usług VAT(w brzmieniu obowiązującym od             1 lutego 2026 r.).
2. Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (Dz. U. z 9 grudnia 2025 r. Poz. 1740).
3. Art. 2 pkt 32a ustawy o podatku od towarów i usług VAT – definiujący pojęcie faktury ustrukturyzowanej.

Jednak mimo przygotowań, nowy system budzi liczne kontrowersje, zwłaszcza wśród mikroprzedsiębiorców. Poniżej przyjrzymy się wprowadzeniu obowiązkowego e-fakturowania, szczególnie w kontekście limitu 10 tys. zł, który wyklucza najmniejsze firmy z obowiązku korzystania z KSeF. Czy ten próg jest odpowiedni? Jakie zmiany mogą czekać mikroprzedsiębiorców, którzy muszą dostosować się do nowego systemu?

Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?

1 kwietnia 2026 roku to data, która zmieni sposób, w jaki wszyscy przedsiębiorcy wystawiają faktury. Zgodnie z nowymi regulacjami, praktycznie każdy przedsiębiorca, niezależnie od wielkości firmy, będzie musiał korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Nowe przepisy mają na celu uproszczenie obiegu dokumentów, eliminację błędów w deklaracjach VAT oraz lepszą kontrolę nad procesem fakturowania w Polsce.

Obowiązek e-fakturowania obejmie wszystkie firmy, w tym małe działalności gospodarcze i jednoosobowe przedsiębiorstwa, które wcześniej mogły korzystać z innych, mniej skomplikowanych form fakturowania. Zwolnienie z tego obowiązku będzie dotyczyć jedynie mikrofirm, które w danym miesiącu nie przekroczą limitu 10 tys. zł brutto wartości wystawionych faktur. Co więcej, te przedsiębiorstwa będą zwolnione do końca 2026 roku, a po tej dacie obowiązek wystawiania e-faktur wejdzie w życie także dla nich.

Dlaczego limit 10 tys. zł budzi kontrowersje?

Limit 10 tys. zł – to kwota, która ma decydować o tym, czy firma zostanie objęta obowiązkiem wystawiania e-faktur, czy nie. Choć dla wielu mikroprzedsiębiorców, np. jednoosobowe działalności gospodarcze, 10 tys. zł może być rzeczywiście odpowiednim progiem, to dla wielu innych firm jest to kwota zbyt niska.

Poseł Artur Łącki z Koalicji Obywatelskiej zwrócił uwagę, że obecny próg nie odpowiada realiom prowadzenia nawet najmniejszych działalności gospodarczych. W interpelacji wskazał, że koszty związane z prowadzeniem działalności (np. wynajem lokalu, media, zakup towaru) mogą szybko przekroczyć limit 10 tys. zł, zmuszając firmy do szybszego przejścia na system e-fakturowania, mimo że ich działalność wciąż można uznać za mikroprzedsiębiorstwo.

Czy warto podnieść próg do 20 tys. zł?

W odpowiedzi na te obawy, poseł zaproponował podniesienie limitu do 20 tys. zł miesięcznie, co – jego zdaniem – byłoby rozwiązaniem bardziej adekwatnym do realiów mikrofirm, które generują niższe obroty, ale ponoszą koszty stałe. Przekroczenie limitu 10 tys. zł, w wielu przypadkach, może zdarzyć się bardzo szybko, np. przy zakupie większej ilości towaru lub konieczności opłacenia kosztów eksploatacyjnych.

Choć ta propozycja znalazła uznanie wśród części przedsiębiorców, Ministerstwo Finansów w odpowiedzi jasno stwierdziło, że limit pozostanie na poziomie 10 tys. zł.

Co więcej, wskazano, że zmiana progu nie jest rozważana, a wprowadzenie tego kryterium ma na celu ochronę najmniejszych firm, które wciąż powinny być traktowane jako szczególnie wrażliwa grupa przedsiębiorców w systemie podatkowym.

Co w zamian za podniesienie progu?

Ministerstwo Finansów nie planuje zmiany wysokości progu, ale zapewnia, że dla mikroprzedsiębiorców, którzy znajdą się w systemie KSeF, dostępne będą narzędzia wspierające ich adaptację do nowych wymagań.

Ministerstwo zapowiedziało:

• podręcznik KSeF 2.0, który wyjaśni przedsiębiorcom krok po kroku, jak prawidłowo korzystać z systemu e-fakturowania,
• materiały edukacyjne (broszury, grafiki, FAQ), które pomogą w zrozumieniu zasad wystawiania e-faktur,
• infolinię KAS, która działa od początku 2025 roku i oferuje wsparcie merytoryczne oraz techniczne,
• możliwość umawiania wizyt w urzędach skarbowych, co ma umożliwić bezpośrednie wsparcie w zakresie obsługi KSeF.

Wszystkie te działania mają na celu ułatwienie przedsiębiorcom płynnego przejścia do nowego systemu i minimalizowanie problemów technicznych oraz proceduralnych związanych z jego wdrożeniem.

Przygotowanie na zmiany – jakie kroki warto podjąć?

• Sprawdź, czy Twoja firma przekroczy próg 10 tys. zł. Jeśli obroty Twojej firmy regularnie przekraczają ten limit, przygotuj się na wprowadzenie KSeF. Rozpocznij przegląd obecnego systemu fakturowania i zwróć uwagę na potrzeby dostosowania go do wymagań KSeF,
• Zainwestuj w odpowiednie oprogramowanie do wystawiania e-faktur. Aby wystawiać faktury przez KSeF, konieczne będzie korzystanie z odpowiedniego oprogramowania, które będzie kompatybilne z systemem. Warto zacząć poszukiwania odpowiedniego rozwiązania już teraz,
• Skorzystaj z dostępnych materiałów edukacyjnych. Ministerstwo Finansów zapowiada szeroką dostępność materiałów informacyjnych. Korzystaj z nich, by jak najlepiej przygotować się na nadchodzące zmiany.
• Rozważ konsultację z biurem księgowym. Choć zmiany mogą wydawać się skomplikowane, wsparcie eksperta pomoże uniknąć błędów w procesie adaptacji do systemu KSeF.

Podsumowanie

Obowiązkowe wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to duża zmiana, która wpłynie na sposób prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Choć dla wielu mikroprzedsiębiorców próg 10 tys. zł wydaje się zbyt niski, Ministerstwo Finansów zdecydowało się na pozostawienie tego limitu, koncentrując się na edukacji i wsparciu dla przedsiębiorców.

Jednak dzięki wczesnym przygotowaniom, inwestycji w odpowiednie oprogramowanie oraz skorzystaniu z materiałów edukacyjnych, przedsiębiorcy mogą płynnie przejść do nowego systemu, minimalizując ryzyko błędów i opóźnień w obiegu faktur.

Jeśli masz pytania dotyczące nowego systemu e-fakturowania lub potrzebujesz wsparcia przy adaptacji do KSeF, nie wahaj się skontaktować z nami. Z przyjemnością pomożemy Ci przejść przez te zmiany!

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?

Ministerstwo Finansów zaplanowało etapowe wdrożenie obowiązkowego KSeF:

• Od 1 lutego 2026 r. – dla firm z rocznym obrotem przekraczającym 200 mln zł,
• Od 1 kwietnia 2026 r. – dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców,
• Od 2027 r. – dla mikroprzedsiębiorców ze sprzedażą do 10 000 zł miesięcznie.

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana to dokument wystawiany w formacie XML, zgodny z jednolitą strukturą logiczną FA, określoną przez Ministerstwo Finansów. Co ważne, nie wystawimy jej ani w PDF, ani na papierze – jedyną formą przesyłania i odbierania faktur stanie się platforma KSeF.

Każda faktura po przyjęciu przez system otrzymuje:

• unikalny numer identyfikacyjny KSeF,
• Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) – dokument potwierdzający formalne wystawienie faktury.

Jak wygląda proces wystawiania faktury w KSeF?

Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółowy poradnik, w którym krok po kroku opisano, jak prawidłowo wystawić fakturę ustrukturyzowaną. Proces wygląda następująco:

1. Uzyskanie dostępu i uprawnień do KSeF

• osoby fizyczne prowadzące JDG mają automatyczny dostęp,
• w przypadku spółek – konieczne jest uwierzytelnienie za pomocą pieczęci kwalifikowanej lub złożenie formularza ZAW-FA, wyznaczającego osobę uprawnioną.

2. Logowanie do systemu i uwierzytelnienie – możliwe przez:

• podpis zaufany,
• podpis kwalifikowany,
• token autoryzacyjny.

3. Wystawienie faktury w systemie księgowym zintegrowanym z KSeF – użytkownik przygotowuje fakturę w swoim programie księgowym, który łączy się z KSeF i przesyła plik XML do systemu.
4. Automatyczna weryfikacja i nadanie numeru KSeF – po pozytywnej weryfikacji system:

• nadaje numer faktury,
• generuje UPO – to właśnie ten moment oznacza formalne wystawienie dokumentu.

Data wystawienia faktury – co się zmienia?

To jedna z kluczowych zmian, na którą wielu przedsiębiorców musi zwrócić szczególną uwagę.

• Standardowo: datą wystawienia faktury jest dzień jej przesłania do KSeF.
• Wyjątek – tryb offline: jeśli w pliku XML (pole P_1) zostanie podana wcześniejsza data, system uzna ją za datę wystawienia – ale tylko pod warunkiem, że jest wcześniejsza niż moment faktycznego przesłania.
• Antydatowanie do przodu (przyszła data) nie będzie możliwe – taka faktura zostanie odrzucona przez system.

Przedsiębiorcy muszą zatem ściśle kontrolować daty – to ważne nie tylko ze względów podatkowych, ale także dla prawidłowego obiegu dokumentów w firmie.

Czego KSeF nie obsługuje?

W systemie nie wystawimy:

• faktur pro forma,
• not obciążeniowych/uznaniowych,
• innych dokumentów niewchodzących w zakres faktur ustrukturyzowanych.

Co muszą zrobić firmy?

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą lub odpowiadasz za księgowość w firmie, przygotuj się na obowiązkowy KSeF, wykonując kilka kroków:

1. Zweryfikuj uprawnienia dostępu do systemu.
2. Zintegruj swoje oprogramowanie księgowe z KSeF.
3. Przeszkol pracowników odpowiedzialnych za fakturowanie.
4. Zadbaj o właściwe procesy weryfikacji i archiwizacji dokumentów.
5. Śledź komunikaty Ministerstwa Finansów oraz aktualizacje dokumentacji technicznej.

KSeF to nie tylko obowiązek – to też szansa

Choć dla wielu przedsiębiorców nowy system może oznaczać początkowe trudności, to warto zauważyć, że KSeF niesie również korzyści:

• automatyzacja procesów,
• szybszy obieg dokumentów,
• mniejsze ryzyko błędów,
• lepsza kontrola nad płatnościami i rozliczeniami.

Podsumowanie

Wdrożenie KSeF to największa zmiana dla przedsiębiorców w fakturowaniu od lat. Wymaga przygotowania, ale daje też możliwość usprawnienia wielu procesów w firmie. Jeśli jeszcze nie rozpocząłeś przygotowań – to najwyższy czas, by je zacząć!

Masz pytania dotyczące wdrożenia KSeF w Twojej firmie? Skontaktuj się z naszym zespołem – pomożemy Ci bezpiecznie i skutecznie przejść przez ten proces!

Zgodnie z przyjętym 17 czerwca 2025 r. projektem zmian w VAT (nr UD158), tzw. KSeF 2.0, przedsiębiorcy będą zobowiązani do przejścia z tradycyjnych faktur na obowiązkowe e-fakturowanie za pośrednictwem systemu Krajowego Systemu e-Fakturowania (KSeF). Oznacza to, że faktury będą musiały być wystawiane i odbierane przez ten system. Projekt przewiduje jednak również możliwość wystawienia faktury offline i wprowadzenia jej do systemu w ciągu kolejnego dnia.

Zgodnie z wcześniejszymi zapowiedziami wdrożenie KSeF nastąpi w dwóch etapach:

1. od 1 lutego 2026 r. – dla dużych przedsiębiorców (którzy w 2024 r. mieli sprzedaż powyżej 200 mln zł, jak wynika z szacunków dotyczy ok. 5 tys. podmiotów),
2. od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców (z wyjątkami).

Dla małych firm wprowadzono okres przejściowy, który potrwa do końca 2026 roku. Podatnicy, których miesięczna sprzedaż fakturowa nie przekroczy 10 tys. zł, nie będą zobowiązani do wystawiania e-faktur. To rozwiązanie ma na celu ułatwienie dokumentowania transakcji najmniejszym przedsiębiorcom oraz tym, którzy mają ograniczony dostęp do cyfrowych narzędzi.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadzi nowe zasady nie tylko dotyczące wystawiania i odbierania faktur, ale także pozwoli fiskusowi na dokładniejszy wgląd w transakcje między podatnikami.
Od przyszłego roku urząd skarbowy będzie miał dostęp do szczegółowych danych z faktur oraz zapisów w ewidencjach podatkowych.

Jakie zmiany wprowadzi nowelizacja VAT dotycząca KSeF 2.0?

Projekt zakłada m.in. że:

• firmy będą mogły zdecydować, czy chcą wystawiać faktury w KSeF dla konsumentów,
• do faktur ustrukturyzowanych będzie też można dodawać załączniki (o ograniczonym rozmiarze),
• zmieni się moment rozpoznania korekt VAT,
• wprowadzony zostanie nowy tryb „offline24”.

Nowy tryb offline24 pozwala przedsiębiorcom na wystawianie faktur ustrukturyzowanych poza KSeF i w trybie offline, z kodem QR. W ciągu 24 godzin od ich wystawienia, faktury te muszą jednak zostać przesłane do Krajowego Systemu e-Faktur.

Kary za błędy w KSeF – odroczenie

Planowane daty wdrożenia KSeF się nie zmieniły – wynikają z nowelizacji VAT z 9 maja 2024 r. (Dz.U. poz. 852). Wprowadzono jednak odroczenie do końca 2026 r. dot. tzw. okresów przejściowych. Projekt zakłada, że do 31 grudnia 2026 r.:

• podatnicy będą mogli wystawiać faktury z kas fiskalnych (jeśli podatnik poda NIP),
• podatnicy nie będą musieli podawać numeru KSeF w płatnościach za e-faktury (w tym również tych wykonanych w mechanizmie podzielonej płatności – MPP), obowiązek wprowadzono od 1 stycznia 2027 r.,
• nie będzie kar za błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF (ponieważ założono, że w 2026 r. firmy będą uczyły się e-fakturowania i systemu KSeF).

Jakie zmiany dla nabywców towarów i usług?

Projekt przewiduje „samoidentyfikację” nabywców. Nabywca faktury ustrukturyzowanej będzie musiał podawać:

• numer VAT – gdy będzie zarejestrowany na potrzeby VAT,
• NIP – w przypadku, gdy nie będzie zarejestrowany na potrzeby VAT (w tym będzie zwolniony) i jeżeli dokona zakupów na potrzeby działalności gospodarczej i numer ten nabywca będzie posiadał.

Jak zapewnia Ministerstwo Finansów, aplikacja ta jest w pełni bezpieczna. Co ważne nie gromadzi ona żadnych danych o aktywności przedsiębiorcy. Jak wyjaśniono, wystawione za jej pomocą faktury są wysyłane do KSeF, natomiast pozostałe informacje zapisywane są tylko w urządzeniu przedsiębiorcy (ale oczywiście istnieje – na życzenie przedsiębiorcy, możliwość przechowywania danych w chmurze).

Gdzie pobrać i jak używać aplikacji KSeF?

Aplikację Mobilną KSeF można pobrać bezpłatnie w Google Play (Android) oraz App Store (iOS). Została ona udostępniona przez Ministerstwo wyłącznie w wersji produkcyjnej. Środowisko produkcyjne wymaga użycia danych uwierzytelniających zgodnie z rejestrem informacji o właścicielach firm. W celu zalogowania się do usługi konieczne jest posiadanie faktycznych uprawnień.

Ważne!

Należy pamiętać, że każda faktura wystawiona w środowisku produkcyjnym i przesłana do KSeF jest dokumentem wprowadzonym do obiegu prawnego.

Czy dane zawarte w aplikacji są bezpieczne?

Ministerstwo Finansów zapewnia, że dane przekazywane za pośrednictwem wskazanej aplikacji są całkowicie bezpieczne, ważne jest jednak aby pamiętać o podstawowych zasadach bezpieczeństwa.

Wprowadzając aplikację do obrotu, postawiono przede wszystkim na:

1. Bezpieczne logowanie – do aplikacji możesz zalogować się biometrią lub PIN-em. W razie utraty telefonu – Twoje dane są zabezpieczone.
2. Prywatność – aplikacja Mobilna KSeF nie gromadzi żadnych danych o aktywności Użytkownika. Wystawione faktury są wysyłane do KSeF, a pozostałe informacje są zapisywane w urządzeniu z możliwością przechowywania ich w chmurze.
3. Bezpieczeństwo – aby dostać się do swojego profilu, w pierwszej kolejności musisz potwierdzić swoją tożsamość profilem zaufanym, a aplikacja zweryfikuje Twoje uprawnienia.
4. Wygoda i dostępność – fakturę w KSeF wystawisz w dowolnym miejscu, gdzie się znajdujesz. Telefon zawsze masz ze sobą, wystarczy że zalogujesz się do aplikacji.
5. Kopia danych – w każdej chwili możesz włączyć synchronizację danych ze swoją chmurą. Dzięki temu nawet gdy utracisz telefon, będziesz mógł je odzyskać.

Co umożliwia Aplikacja Mobilna KSeF?

Wprowadzając aplikację do obrotu, zadbano o to, by była ona jak najbardziej wszechstronna.

Użytkownik, w tym przypadku Przedsiębiorca, będzie miał (zgodnie z opublikowanymi przez Ministerstwo informacjami) za jej pomocą możliwość:

1. Zarządzania profilami przedsiębiorcy – jeżeli przedsiębiorca wystawia faktury w ramach różnych przedsiębiorstw, można za jej pomocą dodawać, usuwać, modyfikować i przeglądać zarejestrowane profile co ważne – bez konieczności ponownego logowania. Aplikacja bowiem umożliwia szybkie przełączanie się między utworzonymi profilami. Dodatkowo wprowadzono również funkcjonalność gdzie utworzony profil może pełnić rolę wizytówki z kodem QR, którą można udostępnić kontrahentowi.
2. Zarządzania nabywcami – przedsiębiorca ma możliwość zarządzania nabywcami (dodawaj, usuwaj, modyfikuj, przeglądaj). Aplikacja umożliwia bowiem w prosty sposób utworzenie listy nabywców, aby nie było konieczności za każdym razem wprowadzać ich do faktury.
3. Wystawiania faktur oraz ich korekt – za pomocą Aplikacji Mobilnej KSeF przedsiębiorca szybko i sprawnie wystawi fakturę lub jej korektę. Podkreślono przy tym, że fakturę można wystawić w dowolnym miejscu, korzystając z telefonu. Podkreślono też, że w przypadku gdy przedsiębiorcy zabraknie czasu na wystawienie faktury, może on zapisać jej kopię roboczą i dokończyć wprowadzanie faktury później. Poprawna wysyłka faktury gwarantuje bowiem, że znajdzie się ona w KSeF, a więc wszystkie niezbędne formalności zostaną dopełnione.
4. Zarządzania fakturami oraz ich korektami – aplikacja ułatwia również Przedsiębiorcy nadzór nad fakturami – umożliwia np. wyszukiwanie faktur już wysłanych do KSeF w ramach konkretnego przedsiębiorstwa. Faktury takie można przejrzeć, pobrać na urządzenie lub udostępnić.
5. Zarządzania rachunkami bankowymi – aplikacja umożliwia również utworzenie listy rachunków bankowych przedsiębiorcy. Za jej pomocą możemy w pełni dodawać, usuwać, modyfikować i przeglądać swoje rachunki bankowe. Dodatkowo wprowadzona funkcjonalność w zakresie wyboru rachunku bankowego z listy przyspieszy wystawienie faktury.
6. Weryfikacji istnienia faktury w KSeF – za pomocą Aplikacji przedsiębiorca ma możliwość weryfikacji czy otrzymana faktura została wystawiona w sposób prawidłowy i znajduje się w KSeF. Wystarczy zeskanować kod QR umieszczony na fakturze.

Jakie wymagania techniczne należy spełnić, aby w pełni wykorzystać udostępnioną aplikację?

Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów:

1. Aplikacja jest przeznaczona na telefony z systemem operacyjnym Android w wersji nie niższej niż 9.0 (zalecana najnowsza dostępna na rynku) oraz iOS w wersji nie niższej niż 13 i dostępem do App Store.
2. Pobranie i aktywacja Aplikacji wymagają połączenia z siecią Internetową.
3. Aby Aplikacja działała poprawnie, urządzenie, na którym jest zainstalowana:

• musi mieć przynajmniej 200 MB wolnej pamięci.
• nie może mieć zainstalowanych modyfikacji systemu operacyjnego, w szczególności modyfikacji polegających na przełamaniu zabezpieczeń producenta telefonu lub producenta systemu operacyjnego (tzw. jailbreaking czy rooting);
• musi umożliwiać nawiązanie połączenia z siecią Internet;
• musi umożliwiać dostęp do aparatu;

4. Dostawca informuje, że instalacja dostarczanych przez Dostawcę aktualizacji Aplikacji może być konieczna dla jej prawidłowego działania i należytego zabezpieczenia zawartych w niej danych. Dostawca rekomenduje instalowanie takich aktualizacji niezwłocznie po ich udostępnieniu za pomocą platform Google Play dla urządzeń z systemem Android lub App Store dla urządzeń z systemem iOS.
5. Użytkownik powinien instalować uaktualnienia systemu operacyjnego zgodnie z zaleceniami producenta posiadanego telefonu oraz systemu Android lub iOS. Brak aktualizacji systemu operacyjnego lub Aplikacji może prowadzić do obniżenia poziomu bezpieczeństwa korzystania z Aplikacji, a nawet do wycieku danych z Aplikacji.

Wprowadzany przez Ministerstwo Finansów obowiązek przesyłania faktur poprzez Krajowy System e-Faktur wydaje się nieodwracalny i jak już powyżej wskazaliśmy od 1 lutego 2026 r. obejmie znaczną część przedsiębiorców – ważne więc jest, żeby każdy prowadzący działalność gospodarczą był do tego przygotowany. Udostępnione narzędzie, jakim jest Aplikacja mobilna, to kolejny krok Ministerstwa Finansów mający na celu wyposażyć wszystkich podatników w komplet rozwiązań informatycznych tak, by nie ponosili oni dodatkowych kosztów na zakup stosownych programów.

Z perspektywy Przedsiębiorstwa wydaje się, że jest to krok w dobrym kierunku.

Przyjęty przez Redę Ministrów projekt nowelizacji ustaw o VAT zakłada, że Krajowy system e-Faktur ma być obowiązkowo stosowany od 1 lutego 2026 roku. Jednocześnie Ministerstwo Finansów, określiło, że dla firm, których roczne obroty będą mniejsze od 200 mln złotych brutto obowiązek stosowania systemu e-faktur (tzw. KSeF) zostanie przesunięty do 1 kwietnia 2026 roku. Data ta ma być określona w osobnej ustawie, w której zostaną również zawarte warunki techniczne dot. wprowadzenia systemu, m.in. zasady wystawiania faktur konsumenckich.

Wprowadzenie nowej ustawy poprzedzone będzie, jak zapewnia Rząd dodatkowymi konsultacjami z wszystkimi zainteresowanymi stronami. Pierwotnie system KSeF miał zostać wprowadzony 1 lipca tego roku, ale z uwagi na ww. trudności między innymi z przepustowością całego systemu termin ten został przesunięty w czasie. Ministerstwo Finansów po przeprowadzonym audycie, którego wyniki potwierdziły, że system wskazuje zbyt małą przepustowość, doszło do wniosku, że wprowadzenie systemu w takim stanie mogło stworzyć zagrożenie w postaci paraliżu gospodarczego.

System KSeF bowiem obligował podatników do obowiązkowego wystawiania faktur w jednolitej formie elektronicznej, a następnie wygenerowane w ten sposób dokumenty, po przekazaniu do systemu informatycznego Krajowej Administracji Skarbowej, trafiałyby do odbiorcy. Brak możliwości przejęcia przez serwery Ministerstwa danych dot. wystawianych faktur doprowadziłoby zapewne do braku wystawiania faktur przez przedsiębiorców, a to z kolei doprowadziłoby do strat w gospodarce, których wielkość na dzień dzisiejszy jest nie do oszacowania.

Artykuł powstał w oparciu o dane udostępnione przez MF.