Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedna z największych zmian w polskim systemie podatkowym ostatnich lat. Choć od 1 lutego 2026 roku model ten stanie się standardem dla większości przedsiębiorców, Ministerstwo Finansów i Gospodarki przewidziało istotne wyjątki. 7 grudnia 2025 r. wydano rozporządzenie, które precyzuje, jakie transakcje nie będą musiały być dokumentowane fakturami ustrukturyzowanymi.
Kto i kiedy jest zwolniony z obowiązku KSeF?
Zgodnie z nowymi przepisami, obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych (w formacie XML przez system KSeF) nie dotyczy następujących przypadków:
- Przejazdy autostradami: Usługi dokumentowane fakturami o węższym zakresie danych, wystawianymi przez uprawnionych podatników lub podmioty działające w ich imieniu.
- Transport osób: Bilety jednorazowe pełniące funkcję faktury za przewóz kolejami, taborem samochodowym, statkami, promami czy samolotami (pod warunkiem, że zawierają określony zestaw danych).
- Usługi kontroli ruchu lotniczego: Faktury wystawiane miesięcznie przez Centralne Biuro Opłat Trasowych (CRCO) EUROCONTROL w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej.
- Wybrane usługi zwolnione z VAT: Dotyczy to m.in. usług finansowych i ubezpieczeniowych wymienionych w art. 43 ust. 1 pkt 7 oraz 37–41 ustawy o VAT.
- Samofakturowanie bez NIP: Sytuacje, w których nabywca wystawia fakturę w imieniu sprzedawcy, ale jedna ze stron nie jest zidentyfikowana na potrzeby danej czynności numerem NIP.
Kiedy można, ale nie trzeba?
Warto wiedzieć, że w niektórych sytuacjach, mimo braku odgórnego nakazu, przepisy dopuszczają dobrowolne wystawienie faktury ustrukturyzowanej. Dotyczy to np. wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT), gdy nabywca stosujący samofakturowanie posługuje się numerem identyfikacyjnym z innego kraju UE niż Polska.
Porozmawiajmy o współpracy
Aspekty techniczne: Nowy wzór FA(3)
Od 1 lutego 2026 r. standardem stanie się struktura logiczna FA(3). Zastąpi ona obecnie stosowaną wersję FA(2). Co istotne, nowa struktura będzie musiała być stosowana również do:
- faktur korygujących (nawet jeśli faktura pierwotna była wystawiona w starym formacie),
- faktur rozliczających do zaliczek wpłaconych przed lutym 2026 roku.
Faktura ustrukturyzowana to nie po prostu PDF wysłany mailem – to dokument w formacie XML, któremu system KSeF nadał unikalny numer identyfikacyjny.
Podstawa prawna
Wszystkie powyższe zmiany opierają się na konkretnych aktach prawnych:
- Art. 106s ustawy o podatku od towarów i usług VAT(w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r.).
- Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (Dz. U. z 9 grudnia 2025 r. Poz. 1740).
- Art. 2 pkt 32a ustawy o podatku od towarów i usług VAT – definiujący pojęcie faktury ustrukturyzowanej.
