Jak wybrać biuro rachunkowe do obsługi swojej firmy. Czy biuro rachunkowe jest lepsze niż księgowy na etacie.

Różnice pomiędzy biurem rachunkowym a księgowym na etacie

Rozważając obie opcje, warto uwzględnić unikalne cechy i korzyści, jakie niesie za sobą każda z nich.
Z jednej strony mamy dostęp do szerokiej wiedzy biura rachunkowego składającego się z wielu specjalistów, a z drugiej – zaangażowanie i głęboką orientację w specyfice firmy, którą przynosi księgowy na etacie.

Korzyści z wyboru biura rachunkowego

Zawierając kontrakt z biurem rachunkowym, instytucja ta przyjmuje na własne barki odpowiedzialność za możliwe straty, które mogą wyniknąć z błędów popełnionych przez ich pracowników czy przedstawicieli. Każde biuro rachunkowe powinno być chronione polisą OC, więc ewentualne szkody są pokrywane przez wypłatę odszkodowania.

Biuro rachunkowe dostarcza nie tylko usługi związane z prowadzeniem zapisów, ale także szeroką gamę serwisów obejmujących dziedziny ekonomii i rachunkowości. Te kompetencje są istotne, gdyż przedsiębiorca może potrzebować korzystać z nich od czasu do czasu. Nawet jeśli biuro nie dysponuje specjalistami w pewnych dziedzinach (do których możemy zaliczyć interpretacje podatkowe, opinie prawne itp.), posiada sieć kontaktów z osobami specjalizującymi się w tych kwestiach i często z nimi współpracuje, co bezpośrednio przekłada się na korzystniejsze warunki dla właściciela biznesu.

Czego szukać, wybierając biuro rachunkowe?

Gdy decydujemy się na współpracę z biurem rachunkowym, jednym z pierwszych kroków, jakie warto podjąć, jest zweryfikowanie, czy potencjalny partner biznesowy posiada akredytację od Ministerstwa Finansów. Przed rokiem 2014, posiadanie takiego dokumentu było obowiązkowe dla właścicieli biur. Jednakże, po deregulacji zawodu księgowego, certyfikat przestał być wymogiem. Biura, które mogą się nim pochwalić w obecnych czasach, prawdopodobnie uzyskały go przed tymi zmianami, co sugeruje, że mają pewien staż na rynku oraz odpowiednie doświadczenie. Warto również wybrać biuro rachunkowe, które w swoich szeregach posiada osoby posiadające tytuł biegłego rewidenta bądź doradcy podatkowego.

Równie istotne jest upewnienie się, czy biuro umożliwia pełny dostęp do wszelkich dokumentów księgowych w każdym czasie. Chociaż biuro zarządza księgowością w imieniu klienta, przedsiębiorca powinien regularnie monitorować sytuację w księgach rachunkowych i podatkowych. Ostateczna odpowiedzialność przed organami państwowymi spoczywa przede wszystkim na kliencie, a następnie na księgowym. Ten drugi zatwierdza prawidłowość informacji zawartych w sprawozdaniu finansowym swoim podpisem.

Ocenianie wiarygodności biura rachunkowego

Wybór odpowiedniego biura rachunkowego jest kluczowy dla bezproblemowej i zgodnej z prawem działalności każdej firmy. Posiadanie pewności, że powierzone dane finansowe są prawidłowo obsługiwane, jest niezbędne, aby można było śmiało i z ufnością kierować swoją firmą. W jaki sposób dokładnie sprawdzić biuro rachunkowe, aby mieć pewność, że nasze finanse będą w dobrych rękach?

1. Zapewnienie prawidłowej rejestracji: Zacznij od weryfikacji, czy firma księgowa jest oficjalnie zarejestrowana. Poproś o dostęp do dokumentów, takich jak wpis do Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego, zaświadczenie REGON, oraz potwierdzenie nadania numer NIP. Upewnij się, że wszystkie dokumenty są aktualne i zgodne z obowiązującymi przepisami.
2. Weryfikacja kwalifikacji: Niezwykle istotne jest także sprawdzenie kwalifikacji pracowników biura. Upewnij się, że osoby zarządzające Twoją księgowością mają odpowiednie świadectwa i uprawnienia do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Profesjonalne biuro powinno posiadać kadry z odpowiednim wykształceniem oraz doświadczeniem w branży. Przydatna może okazać się współpraca biura z biegłym rewidentem, doradcą podatkowym czy radcą prawnym, co zapewnia, że biuro potrafi w kompleksowy sposób rozpoznać możliwe korzyści i ryzyka i odpowiednio zaewidencjonować różnorodne zdarzenia gospodarcze.
3. Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej: Sprawdzenie, czy biuro posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej, jest również niezbędnym krokiem. W przypadku błędów lub niedoprecyzowań, które mogą mieć wpływ na Twoją firmę, ważne jest, aby biuro rachunkowe posiadało stosowną polisę, która pokryje ewentualne straty. Ważne jest przy tym by biuro posiadało nie tylko podstawowe ubezpieczenie wymagane prawem, które wynosi 10.000,00 Euro, gdyż może ono okazać się niewystarczające. Warto również pamiętać, że obowiązkowa polisa OC nie obejmuje niektórych czynności, np. sporządzania deklaracji podatkowych czy obsługi kadrowo – płacowej.
4. Przejrzystość umowy: Przystąpienie do szczegółowego przeglądu umowy jest kolejnym kluczowym etapem. Dokładna analiza zapisów, a w szczególności zrozumienie obowiązków i praw obu stron, jest konieczne do uchronienia się przed nieprzewidzianymi komplikacjami. Zwróć uwagę na wszelkie klauzule dotyczące odpowiedzialności, tajemnicy handlowej oraz warunków rozwiązania współpracy.
5. Weryfikacja opinii i referencji: Niezmiernie wartościowe jest również poznanie doświadczeń innych klientów biura. Sprawdzenie opinii i referencji może dostarczyć cennych informacji na temat jakości usług, poziomu profesjonalizmu oraz ewentualnych problemów, które mogły wystąpić w przeszłości.
6. Komunikacja i dostępność: Na koniec, upewnij się, że biuro jest dostępne i otwarte na komunikację. Wyraźne i transparentne porozumienie jest podstawą każdej udanej współpracy biznesowej.

Zalety zatrudnienia księgowego na etacie

Dla wielu liderów biznesu, angażowanie księgowego etatowego jest podyktowane chęcią posiadania w swoim biurze osoby, która będzie dobrze zaznajomiona z sytuacją finansową firmy. Choć wybór tego podejścia często jest podyktowany przekonaniem, że jedynie firmowy księgowy może gwarantować błyskawiczny dostęp do danych finansowo-księgowych, nieograniczony dostęp do dokumentów przedsiębiorstwa oraz efektywne stosowanie narzędzi do optymalizacji zobowiązań podatkowych.

Zarządzanie księgowością na miejscu, w siedzibie firmy może również dostarczyć przedsiębiorcy pewnego rodzaju komfortu psychicznego, ponieważ w tej sytuacji to lider firmy podejmuje decyzje dotyczące tego, kto dokładnie będzie odpowiedzialny za sprawy rachunkowe przedsiębiorstwa. W tym świetle warto zauważyć, że niektórzy właściciele firm operują na zasadzie, że osobiście sprawdzając kwalifikacje i umiejętności kandydata na pozycję księgowego, można do pewnego stopnia zredukować ryzyko potencjalnego błędu lub niedoprecyzowania, które mogłoby prowadzić do poważnych konsekwencji w sferze prawnopodatkowej.

Zatrudnienie księgowej: Jakie są koszty?

Podczas analizowania kwestii zarządzania finansami firmowymi, a mianowicie decydowania pomiędzy zatrudnieniem własnej księgowej a skorzystaniem z usług biura rachunkowego, kluczową rolę odgrywają koszty. Angażując własnego specjalistę ds. księgowości, firmy muszą liczyć się nie tylko z miesięcznym wynagrodzeniem, ale również dodatkowymi wydatkami, takimi jak zakup i utrzymanie odpowiedniego sprzętu i oprogramowania, aktualizacje systemów. Warto również podkreślić, że ekspert od księgowości często nie jest jednocześnie specjalistą ds. kadr i płac, co może skutkować koniecznością zainwestowania w dodatkowe etaty. Z kolei współpraca z biurem rachunkowym zwykle wiąże się z jednorodną, miesięczną opłatą, której struktura – stała bądź zmienna – zależy od warunków ustalonych w umowie. Zatem, korzystanie z usług zewnętrznego biura może okazać się nie tylko bardziej kosztowo-efektywne, ale również praktyczne i pozbawione wyzwań rekrutacyjnych oraz technologicznych.

Podsumowanie

Wybór odpowiedniego biura rachunkowego jest decyzją o kluczowym znaczeniu dla każdego przedsiębiorcy, wpływającą na bezproblemowe oraz prawidłowe funkcjonowanie działalności biznesowej w aspekcie finansowym i rachunkowym. Przedsiębiorca musi wyważyć korzyści i potencjalne ryzyka pomiędzy angażowaniem eksperta księgowości na etat, a zdecydowanie się na współpracę z profesjonalnym biurem rachunkowym. Wsparcie zewnętrznego biura rachunkowego oferuje dostęp do szerokiego zakresu kompetencji oraz obarcza je odpowiedzialnością finansową za ewentualne błędy, jednakże nie zapewnia głębokiej orientacji w indywidualnych niuansach działalności firmy, charakterystycznej dla księgowego zatrudnionego wewnętrznie. Warto również uwzględnić, że współpraca z biurem rachunkowym może okazać się bardziej opłacalna oraz zwolnić przedsiębiorcę z konieczności angażowania dodatkowych zasobów w zarządzanie kwestiami księgowości i płac. Dokonując wyboru, kluczowe jest sprawdzenie wiarygodności i kompetencji biura, a także zrozumienie i akceptacja warunków współpracy. Ostateczna decyzja powinna być dobrze przemyślana, uwzględniając indywidualne potrzeby oraz specyfikę działalności firmy.