17 czerwca 2025 roku Rząd zatwierdził projekt zmian w ustawie o VAT, który zakłada prawdziwą rewolucję dla przedsiębiorców. Od lutego i kwietnia 2026 roku wprowadzony zostanie obowiązek wystawiania i odbierania faktur wyłącznie za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Oznacza to, że wszystkie transakcje kupna i sprzedaży będą na bieżąco rejestrowane w centralnym systemie, co umożliwi fiskusowi pełny wgląd w działalność firm. Ale uwaga – choć obowiązek korzystania z KSeF będzie obowiązywał, kary za ewentualne błędy w jego stosowaniu zostaną wprowadzone z opóźnieniem.
Zgodnie z przyjętym 17 czerwca 2025 r. projektem zmian w VAT (nr UD158), tzw. KSeF 2.0, przedsiębiorcy będą zobowiązani do przejścia z tradycyjnych faktur na obowiązkowe e-fakturowanie za pośrednictwem systemu Krajowego Systemu e-Fakturowania (KSeF). Oznacza to, że faktury będą musiały być wystawiane i odbierane przez ten system. Projekt przewiduje jednak również możliwość wystawienia faktury offline i wprowadzenia jej do systemu w ciągu kolejnego dnia.
Zgodnie z wcześniejszymi zapowiedziami wdrożenie KSeF nastąpi w dwóch etapach:
- od 1 lutego 2026 r. – dla dużych przedsiębiorców (którzy w 2024 r. mieli sprzedaż powyżej 200 mln zł, jak wynika z szacunków dotyczy ok. 5 tys. podmiotów),
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców (z wyjątkami).
Dla małych firm wprowadzono okres przejściowy, który potrwa do końca 2026 roku. Podatnicy, których miesięczna sprzedaż fakturowa nie przekroczy 10 tys. zł, nie będą zobowiązani do wystawiania e-faktur. To rozwiązanie ma na celu ułatwienie dokumentowania transakcji najmniejszym przedsiębiorcom oraz tym, którzy mają ograniczony dostęp do cyfrowych narzędzi.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadzi nowe zasady nie tylko dotyczące wystawiania i odbierania faktur, ale także pozwoli fiskusowi na dokładniejszy wgląd w transakcje między podatnikami.
Od przyszłego roku urząd skarbowy będzie miał dostęp do szczegółowych danych z faktur oraz zapisów w ewidencjach podatkowych.
Jakie zmiany wprowadzi nowelizacja VAT dotycząca KSeF 2.0?
Projekt zakłada m.in. że:
- firmy będą mogły zdecydować, czy chcą wystawiać faktury w KSeF dla konsumentów,
- do faktur ustrukturyzowanych będzie też można dodawać załączniki (o ograniczonym rozmiarze),
- zmieni się moment rozpoznania korekt VAT,
- wprowadzony zostanie nowy tryb „offline24”.
Nowy tryb offline24 pozwala przedsiębiorcom na wystawianie faktur ustrukturyzowanych poza KSeF i w trybie offline, z kodem QR. W ciągu 24 godzin od ich wystawienia, faktury te muszą jednak zostać przesłane do Krajowego Systemu e-Faktur.
Kary za błędy w KSeF – odroczenie
Planowane daty wdrożenia KSeF się nie zmieniły – wynikają z nowelizacji VAT z 9 maja 2024 r. (Dz.U. poz. 852). Wprowadzono jednak odroczenie do końca 2026 r. dot. tzw. okresów przejściowych. Projekt zakłada, że do 31 grudnia 2026 r.:
- podatnicy będą mogli wystawiać faktury z kas fiskalnych (jeśli podatnik poda NIP),
- podatnicy nie będą musieli podawać numeru KSeF w płatnościach za e-faktury (w tym również tych wykonanych w mechanizmie podzielonej płatności – MPP), obowiązek wprowadzono od 1 stycznia 2027 r.,
- nie będzie kar za błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF (ponieważ założono, że w 2026 r. firmy będą uczyły się e-fakturowania i systemu KSeF).
Jakie zmiany dla nabywców towarów i usług?
Projekt przewiduje „samoidentyfikację” nabywców. Nabywca faktury ustrukturyzowanej będzie musiał podawać:
- numer VAT – gdy będzie zarejestrowany na potrzeby VAT,
- NIP – w przypadku, gdy nie będzie zarejestrowany na potrzeby VAT (w tym będzie zwolniony) i jeżeli dokona zakupów na potrzeby działalności gospodarczej i numer ten nabywca będzie posiadał.
