Aplikacja Mobilna KSeF

Dla przypomnienia – obowiązek przesyłania faktur poprzez Krajowy System e-Faktur został przez Ministerstwo Finansów wyznaczony na 1 lutego 2026 r.

Ministerstwo Finansów udostępniło przedsiębiorcom bezpłatną aplikację mobilną KSeF, dzięki której można zarządzać fakturami, nabywcami, rachunkami bankowymi, a nawet utworzyć swoją wizytówkę.

Jak zapewnia Ministerstwo Finansów, aplikacja ta jest w pełni bezpieczna. Co ważne nie gromadzi ona żadnych danych o aktywności przedsiębiorcy. Jak wyjaśniono, wystawione za jej pomocą faktury są wysyłane do KSeF, natomiast pozostałe informacje zapisywane są tylko w urządzeniu przedsiębiorcy (ale oczywiście istnieje – na życzenie przedsiębiorcy, możliwość przechowywania danych w chmurze).

Gdzie pobrać i jak używać aplikacji KSeF?

Aplikację Mobilną KSeF można pobrać bezpłatnie w Google Play (Android) oraz App Store (iOS). Została ona udostępniona przez Ministerstwo wyłącznie w wersji produkcyjnej. Środowisko produkcyjne wymaga użycia danych uwierzytelniających zgodnie z rejestrem informacji o właścicielach firm. W celu zalogowania się do usługi konieczne jest posiadanie faktycznych uprawnień.

Ważne!

Należy pamiętać, że każda faktura wystawiona w środowisku produkcyjnym i przesłana do KSeF jest dokumentem wprowadzonym do obiegu prawnego.

Czy dane zawarte w aplikacji są bezpieczne?

Ministerstwo Finansów zapewnia, że dane przekazywane za pośrednictwem wskazanej aplikacji są całkowicie bezpieczne, ważne jest jednak aby pamiętać o podstawowych zasadach bezpieczeństwa.

Wprowadzając aplikację do obrotu, postawiono przede wszystkim na:

1. Bezpieczne logowanie – do aplikacji możesz zalogować się biometrią lub PIN-em. W razie utraty telefonu – Twoje dane są zabezpieczone.
2. Prywatność – aplikacja Mobilna KSeF nie gromadzi żadnych danych o aktywności Użytkownika. Wystawione faktury są wysyłane do KSeF, a pozostałe informacje są zapisywane w urządzeniu z możliwością przechowywania ich w chmurze.
3. Bezpieczeństwo – aby dostać się do swojego profilu, w pierwszej kolejności musisz potwierdzić swoją tożsamość profilem zaufanym, a aplikacja zweryfikuje Twoje uprawnienia.
4. Wygoda i dostępność – fakturę w KSeF wystawisz w dowolnym miejscu, gdzie się znajdujesz. Telefon zawsze masz ze sobą, wystarczy że zalogujesz się do aplikacji.
5. Kopia danych – w każdej chwili możesz włączyć synchronizację danych ze swoją chmurą. Dzięki temu nawet gdy utracisz telefon, będziesz mógł je odzyskać.

Co umożliwia Aplikacja Mobilna KSeF?

Wprowadzając aplikację do obrotu, zadbano o to, by była ona jak najbardziej wszechstronna.

Użytkownik w tym przypadku Przedsiębiorca będzie miał (zgodnie z opublikowanymi przez Ministerstwo informacjami) za jej pomocą możliwość:

1. Zarządzania profilami przedsiębiorcy – jeżeli przedsiębiorca wystawia faktury w ramach różnych przedsiębiorstw, można za jej pomocą dodawać, usuwać, modyfikować i przeglądać zarejestrowane profile co ważne – bez konieczności ponownego logowania. Aplikacja bowiem umożliwia szybkie przełączanie się między utworzonymi profilami. Dodatkowo wprowadzono również funkcjonalność gdzie utworzony profil może pełnić rolę wizytówki z kodem QR, którą można udostępnić kontrahentowi.
2. Zarządzania nabywcami – przedsiębiorca ma możliwość zarządzania nabywcami (dodawaj, usuwaj, modyfikuj, przeglądaj). Aplikacja umożliwia bowiem w prosty sposób utworzenie listy nabywców, aby nie było konieczności za każdym razem wprowadzać ich do faktury.
3. Wystawiania faktur oraz ich korekt – za pomocą Aplikacji Mobilnej KSeF przedsiębiorca szybko i sprawnie wystawi fakturę lub jej korektę. Podkreślono przy tym, że fakturę można wystawić w dowolnym miejscu, korzystając z telefonu. Podkreślono też, że w przypadku gdy przedsiębiorcy zabraknie czasu na wystawienie faktury, może on zapisać jej kopię roboczą i dokończyć wprowadzanie faktury później. Poprawna wysyłka faktury gwarantuje bowiem, że znajdzie się ona w KSeF, a więc wszystkie niezbędne formalności zostaną dopełnione.
4. Zarządzania fakturami oraz ich korektami – aplikacja ułatwia również Przedsiębiorcy nadzór nad fakturami – umożliwia np. wyszukiwanie faktur już wysłanych do KSeF w ramach konkretnego przedsiębiorstwa. Faktury takie można przejrzeć, pobrać na urządzenie lub udostępnić.
5. Zarządzania rachunkami bankowymi – aplikacja umożliwia również utworzenie listy rachunków bankowych przedsiębiorcy. Za jej pomocą możemy w pełni dodawać, usuwać, modyfikować i przeglądać swoje rachunki bankowe. Dodatkowo wprowadzona funkcjonalność w zakresie wyboru rachunku bankowego z listy przyspieszy wystawienie faktury.
6. Weryfikacji istnienia faktury w KSeF – za pomocą Aplikacji przedsiębiorca ma możliwość weryfikacji czy otrzymana faktura została wystawiona w sposób prawidłowy i znajduje się w KSeF. Wystarczy zeskanować kod QR umieszczony na fakturze.

Jakie wymagania techniczne należy spełnić, aby w pełni wykorzystać udostępnioną aplikację?

Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów:

1. Aplikacja jest przeznaczona na telefony z systemem operacyjnym Android w wersji nie niższej niż 9.0 (zalecana najnowsza dostępna na rynku) oraz iOS w wersji nie niższej niż 13 i dostępem do App Store.
2. Pobranie i aktywacja Aplikacji wymagają połączenia z siecią Internetową.
3. Aby Aplikacja działała poprawnie, urządzenie, na którym jest zainstalowana:

– Musi mieć przynajmniej 200 MB wolnej pamięci.

– Nie może mieć zainstalowanych modyfikacji systemu operacyjnego, w szczególności modyfikacji polegających na przełamaniu zabezpieczeń producenta telefonu lub producenta systemu operacyjnego (tzw. jailbreaking czy rooting);

– Musi umożliwiać nawiązanie połączenia z siecią Internet;

– Musi umożliwiać dostęp do aparatu;

4. Dostawca informuje, że instalacja dostarczanych przez Dostawcę aktualizacji Aplikacji może być konieczna dla jej prawidłowego działania i należytego zabezpieczenia zawartych w niej danych. Dostawca rekomenduje instalowanie takich aktualizacji niezwłocznie po ich udostępnieniu za pomocą platform Google Play dla urządzeń z systemem Android lub App Store dla urządzeń z systemem iOS.
5. Użytkownik powinien instalować uaktualnienia systemu operacyjnego zgodnie z zaleceniami producenta posiadanego telefonu oraz systemu Android lub iOS. Brak aktualizacji systemu operacyjnego lub Aplikacji może prowadzić do obniżenia poziomu bezpieczeństwa korzystania z Aplikacji, a nawet do wycieku danych z Aplikacji.

Wprowadzany przez Ministerstwo Finansów obowiązek przesyłania faktur poprzez Krajowy System e-Faktur wydaje się nieodwracalny i jak już powyżej wskazaliśmy od 1 lutego 2026 r. obejmie znaczną część przedsiębiorców – ważne więc jest, żeby każdy prowadzący działalność gospodarczą był do tego przygotowany. Udostępnione narzędzie, jakim jest Aplikacja mobilna, to kolejny krok Ministerstwa Finansów mający na celu wyposażyć wszystkich podatników w komplet rozwiązań informatycznych tak, by nie ponosili oni dodatkowych kosztów na zakup stosownych programów.

Z perspektywy Przedsiębiorstwa wydaje się, że to krok w dobrym kierunku.