W 2026 roku Polska czeka na jedno z największych wyzwań w zakresie cyfryzacji i standaryzacji procesów podatkowych – obowiązkowe wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla praktycznie wszystkich przedsiębiorców. Kiedy wejdzie w życie, zmieni sposób, w jaki faktury będą wystawiane, archiwizowane i przesyłane do administracji skarbowej. To istotna zmiana, szczególnie dla małych firm, które do tej pory miały możliwość wystawiania faktur w formie papierowej lub w dowolnym systemie informatycznym.
Jednak mimo przygotowań, nowy system budzi liczne kontrowersje, zwłaszcza wśród mikroprzedsiębiorców. Poniżej przyjrzymy się wprowadzeniu obowiązkowego e-fakturowania, szczególnie w kontekście limitu 10 tys. zł, który wyklucza najmniejsze firmy z obowiązku korzystania z KSeF. Czy ten próg jest odpowiedni? Jakie zmiany mogą czekać mikroprzedsiębiorców, którzy muszą dostosować się do nowego systemu?
Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?
1 kwietnia 2026 roku to data, która zmieni sposób, w jaki wszyscy przedsiębiorcy wystawiają faktury. Zgodnie z nowymi regulacjami, praktycznie każdy przedsiębiorca, niezależnie od wielkości firmy, będzie musiał korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Nowe przepisy mają na celu uproszczenie obiegu dokumentów, eliminację błędów w deklaracjach VAT oraz lepszą kontrolę nad procesem fakturowania w Polsce.
Obowiązek e-fakturowania obejmie wszystkie firmy, w tym małe działalności gospodarcze i jednoosobowe przedsiębiorstwa, które wcześniej mogły korzystać z innych, mniej skomplikowanych form fakturowania. Zwolnienie z tego obowiązku będzie dotyczyć jedynie mikrofirm, które w danym miesiącu nie przekroczą limitu 10 tys. zł brutto wartości wystawionych faktur. Co więcej, te przedsiębiorstwa będą zwolnione do końca 2026 roku, a po tej dacie obowiązek wystawiania e-faktur wejdzie w życie także dla nich.
Dlaczego limit 10 tys. zł budzi kontrowersje?
Limit 10 tys. zł – to kwota, która ma decydować o tym, czy firma zostanie objęta obowiązkiem wystawiania e-faktur, czy nie. Choć dla wielu mikroprzedsiębiorców, np. jednoosobowe działalności gospodarcze, 10 tys. zł może być rzeczywiście odpowiednim progiem, to dla wielu innych firm jest to kwota zbyt niska.
Poseł Artur Łącki z Koalicji Obywatelskiej zwrócił uwagę, że obecny próg nie odpowiada realiom prowadzenia nawet najmniejszych działalności gospodarczych. W interpelacji wskazał, że koszty związane z prowadzeniem działalności (np. wynajem lokalu, media, zakup towaru) mogą szybko przekroczyć limit 10 tys. zł, zmuszając firmy do szybszego przejścia na system e-fakturowania, mimo że ich działalność wciąż można uznać za mikroprzedsiębiorstwo.
Porozmawiajmy o współpracy
Czy warto podnieść próg do 20 tys. zł?
W odpowiedzi na te obawy, poseł zaproponował podniesienie limitu do 20 tys. zł miesięcznie, co – jego zdaniem – byłoby rozwiązaniem bardziej adekwatnym do realiów mikrofirm, które generują niższe obroty, ale ponoszą koszty stałe. Przekroczenie limitu 10 tys. zł, w wielu przypadkach, może zdarzyć się bardzo szybko, np. przy zakupie większej ilości towaru lub konieczności opłacenia kosztów eksploatacyjnych.
Choć ta propozycja znalazła uznanie wśród części przedsiębiorców, Ministerstwo Finansów w odpowiedzi jasno stwierdziło, że limit pozostanie na poziomie 10 tys. zł.
Co więcej, wskazano, że zmiana progu nie jest rozważana, a wprowadzenie tego kryterium ma na celu ochronę najmniejszych firm, które wciąż powinny być traktowane jako szczególnie wrażliwa grupa przedsiębiorców w systemie podatkowym.
Co w zamian za podniesienie progu?
Ministerstwo Finansów nie planuje zmiany wysokości progu, ale zapewnia, że dla mikroprzedsiębiorców, którzy znajdą się w systemie KSeF, dostępne będą narzędzia wspierające ich adaptację do nowych wymagań.
Ministerstwo zapowiedziało:
- podręcznik KSeF 2.0, który wyjaśni przedsiębiorcom krok po kroku, jak prawidłowo korzystać z systemu e-fakturowania,
- materiały edukacyjne (broszury, grafiki, FAQ), które pomogą w zrozumieniu zasad wystawiania e-faktur,
- infolinię KAS, która działa od początku 2025 roku i oferuje wsparcie merytoryczne oraz techniczne,
- możliwość umawiania wizyt w urzędach skarbowych, co ma umożliwić bezpośrednie wsparcie w zakresie obsługi KSeF.
Wszystkie te działania mają na celu ułatwienie przedsiębiorcom płynnego przejścia do nowego systemu i minimalizowanie problemów technicznych oraz proceduralnych związanych z jego wdrożeniem.
Przygotowanie na zmiany – jakie kroki warto podjąć?
- Sprawdź, czy Twoja firma przekroczy próg 10 tys. zł. Jeśli obroty Twojej firmy regularnie przekraczają ten limit, przygotuj się na wprowadzenie KSeF. Rozpocznij przegląd obecnego systemu fakturowania i zwróć uwagę na potrzeby dostosowania go do wymagań KSeF,
- Zainwestuj w odpowiednie oprogramowanie do wystawiania e-faktur. Aby wystawiać faktury przez KSeF, konieczne będzie korzystanie z odpowiedniego oprogramowania, które będzie kompatybilne z systemem. Warto zacząć poszukiwania odpowiedniego rozwiązania już teraz,
- Skorzystaj z dostępnych materiałów edukacyjnych. Ministerstwo Finansów zapowiada szeroką dostępność materiałów informacyjnych. Korzystaj z nich, by jak najlepiej przygotować się na nadchodzące zmiany.
- Rozważ konsultację z biurem księgowym. Choć zmiany mogą wydawać się skomplikowane, wsparcie eksperta pomoże uniknąć błędów w procesie adaptacji do systemu KSeF.
Podsumowanie
Obowiązkowe wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to duża zmiana, która wpłynie na sposób prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Choć dla wielu mikroprzedsiębiorców próg 10 tys. zł wydaje się zbyt niski, Ministerstwo Finansów zdecydowało się na pozostawienie tego limitu, koncentrując się na edukacji i wsparciu dla przedsiębiorców.
Jednak dzięki wczesnym przygotowaniom, inwestycji w odpowiednie oprogramowanie oraz skorzystaniu z materiałów edukacyjnych, przedsiębiorcy mogą płynnie przejść do nowego systemu, minimalizując ryzyko błędów i opóźnień w obiegu faktur.
Jeśli masz pytania dotyczące nowego systemu e-fakturowania lub potrzebujesz wsparcia przy adaptacji do KSeF, nie wahaj się skontaktować z nami. Z przyjemnością pomożemy Ci przejść przez te zmiany!
