Z każdym tygodniem zbliżamy się do rewolucyjnych zmian w obszarze fakturowania. Od 2026 roku wchodzi w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który całkowicie zmienia sposób wystawiania i odbierania faktur w Polsce. Dla wielu firm będzie to niemałe wyzwanie – zarówno technologiczne, jak i organizacyjne.
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?
Ministerstwo Finansów zaplanowało etapowe wdrożenie obowiązkowego KSeF:
- Od 1 lutego 2026 r. – dla firm z rocznym obrotem przekraczającym 200 mln zł,
- Od 1 kwietnia 2026 r. – dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców,
- Od 2027 r. – dla mikroprzedsiębiorców ze sprzedażą do 10 000 zł miesięcznie.
Czym jest faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana to dokument wystawiany w formacie XML, zgodny z jednolitą strukturą logiczną FA, określoną przez Ministerstwo Finansów. Co ważne, nie wystawimy jej ani w PDF, ani na papierze – jedyną formą przesyłania i odbierania faktur stanie się platforma KSeF.
Każda faktura po przyjęciu przez system otrzymuje:
- unikalny numer identyfikacyjny KSeF,
- Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) – dokument potwierdzający formalne wystawienie faktury.
Jak wygląda proces wystawiania faktury w KSeF?
Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółowy poradnik, w którym krok po kroku opisano, jak prawidłowo wystawić fakturę ustrukturyzowaną. Proces wygląda następująco:
- Uzyskanie dostępu i uprawnień do KSeF
- osoby fizyczne prowadzące JDG mają automatyczny dostęp,
- w przypadku spółek – konieczne jest uwierzytelnienie za pomocą pieczęci kwalifikowanej lub złożenie formularza ZAW-FA, wyznaczającego osobę uprawnioną.
- Logowanie do systemu i uwierzytelnienie – możliwe przez:
- podpis zaufany,
- podpis kwalifikowany,
- token autoryzacyjny.
- Wystawienie faktury w systemie księgowym zintegrowanym z KSeF – użytkownik przygotowuje fakturę w swoim programie księgowym, który łączy się z KSeF i przesyła plik XML do systemu.
- Automatyczna weryfikacja i nadanie numeru KSeF – po pozytywnej weryfikacji system:
- nadaje numer faktury,
- generuje UPO – to właśnie ten moment oznacza formalne wystawienie dokumentu.
Porozmawiajmy o współpracy
Data wystawienia faktury – co się zmienia?
To jedna z kluczowych zmian, na którą wielu przedsiębiorców musi zwrócić szczególną uwagę.
- Standardowo: datą wystawienia faktury jest dzień jej przesłania do KSeF.
- Wyjątek – tryb offline: jeśli w pliku XML (pole P_1) zostanie podana wcześniejsza data, system uzna ją za datę wystawienia – ale tylko pod warunkiem, że jest wcześniejsza niż moment faktycznego przesłania.
- Antydatowanie do przodu (przyszła data) nie będzie możliwe – taka faktura zostanie odrzucona przez system.
Przedsiębiorcy muszą zatem ściśle kontrolować daty – to ważne nie tylko ze względów podatkowych, ale także dla prawidłowego obiegu dokumentów w firmie.
Czego KSeF nie obsługuje?
W systemie nie wystawimy:
- faktur pro forma,
- not obciążeniowych/uznaniowych,
- innych dokumentów niewchodzących w zakres faktur ustrukturyzowanych.
Co muszą zrobić firmy?
Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą lub odpowiadasz za księgowość w firmie, przygotuj się na obowiązkowy KSeF, wykonując kilka kroków:
- Zweryfikuj uprawnienia dostępu do systemu.
- Zintegruj swoje oprogramowanie księgowe z KSeF.
- Przeszkol pracowników odpowiedzialnych za fakturowanie.
- Zadbaj o właściwe procesy weryfikacji i archiwizacji dokumentów.
- Śledź komunikaty Ministerstwa Finansów oraz aktualizacje dokumentacji technicznej.
KSeF to nie tylko obowiązek – to też szansa
Choć dla wielu przedsiębiorców nowy system może oznaczać początkowe trudności, to warto zauważyć, że KSeF niesie również korzyści:
- automatyzacja procesów,
- szybszy obieg dokumentów,
- mniejsze ryzyko błędów,
- lepsza kontrola nad płatnościami i rozliczeniami.
Podsumowanie
Wdrożenie KSeF to największa zmiana dla przedsiębiorców w fakturowaniu od lat. Wymaga przygotowania, ale daje też możliwość usprawnienia wielu procesów w firmie. Jeśli jeszcze nie rozpocząłeś przygotowań – to najwyższy czas, by je zacząć!
Masz pytania dotyczące wdrożenia KSeF w Twojej firmie? Skontaktuj się z naszym zespołem – pomożemy Ci bezpiecznie i skutecznie przejść przez ten proces!
