Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) przynosi jedną z najbardziej istotnych zmian w codziennej praktyce przedsiębiorców i księgowych – całkowite wycofanie not korygujących. Od momentu pełnego wdrożenia systemu każda pomyłka na fakturze będzie mogła zostać poprawiona wyłącznie przez sprzedawcę, za pomocą faktury korygującej.
Ministerstwo Finansów argumentuje tę zmianę potrzebą uporządkowania systemu i zapewnienia pełnej cyfryzacji obiegu dokumentów. Eksperci zwracają jednak uwagę, że nowe zasady mogą oznaczać więcej formalności, większe obciążenie administracyjne i problemy z płynnością finansową części przedsiębiorców.
Koniec not korygujących – co się zmienia?
Do tej pory przedsiębiorcy mogli samodzielnie poprawiać drobne błędy formalne na fakturach poprzez wystawienie noty korygującej. Dotyczyło to m.in.:
- literówek w nazwie firmy,
- błędów w adresie,
- pomyłek w dacie sprzedaży,
- niektórych nieścisłości formalnych.
Procedura była stosunkowo prosta – nabywca wystawiał notę, przesyłał ją do akceptacji sprzedawcy, a po zatwierdzeniu dokument stawał się integralną częścią faktury. Po wdrożeniu obowiązkowego KSeF takie rozwiązanie przestaje istnieć. Każda korekta będzie wymagała wystawienia faktury korygującej przez sprzedawcę.
Dlaczego Ministerstwo Finansów likwiduje noty korygujące?
Resort finansów tłumaczy, że pozostawienie not korygujących przy funkcjonowaniu KSeF prowadziłoby do niejednoznaczności. Według Ministerstwa:
- KSeF ma działać jako jednolity, centralny system fakturowania,
- wszystkie zmiany powinny być dokonywane wyłącznie przez wystawcę faktury,
- równoległe funkcjonowanie not korygujących mogłoby utrudniać kontrolę i audyt dokumentów.
Dodatkowo system oparty na strukturze XML ma automatycznie weryfikować poprawność danych i ograniczać liczbę błędów już na etapie wystawiania dokumentu.
Faktura korygująca zamiast noty – więcej obowiązków dla firm
W praktyce oznacza to, że nawet drobna pomyłka będzie wymagała kontaktu ze sprzedawcą i oczekiwania na wystawienie korekty. Może to powodować:
- wydłużenie obiegu dokumentów,
- większą liczbę faktur korygujących,
- wzrost obowiązków administracyjnych,
- dodatkowe obciążenie działów księgowych.
Szczególnie odczują to małe i średnie przedsiębiorstwa, które często obsługują dużą liczbę dokumentów przy ograniczonych zasobach kadrowych.
Czy nowe przepisy wpłyną na płynność finansową?
Eksperci zwracają uwagę, że nowe zasady mogą zwiększyć ryzyko opóźnień w płatnościach. W praktyce część kontrahentów może wstrzymywać regulowanie należności do czasu otrzymania poprawnie wystawionej faktury.
Dotychczas drobny błąd można było szybko poprawić notą korygującą. Teraz konieczne będzie:
- zgłoszenie błędu sprzedawcy,
- oczekiwanie na wystawienie faktury korygującej,
- ponowne przesłanie dokumentu.
Przy dużej liczbie transakcji może to realnie wpływać na płynność finansową przedsiębiorców.
Porozmawiajmy o współpracy
„Zerowanie” faktur – kiedy jest dopuszczalne?
Ministerstwo Finansów potwierdziło również możliwość stosowania tzw. „zerowania” faktur, czyli:
- wystawienia faktury pierwotnej,
- wystawienia korekty „do zera”,
- wystawienia nowej faktury z prawidłowymi danymi.
Takie rozwiązanie ma być jednak stosowane wyłącznie w wyjątkowych sytuacjach, np. gdy:
- faktura została wystawiona na niewłaściwego nabywcę,
- podano błędny numer NIP,
- dokument trafił do innego podmiotu.
Ministerstwo Finansów podkreśla, że nadużywanie tego mechanizmu przy drobnych błędach formalnych może zostać zakwestionowane przez organy podatkowe.
KSeF wymusi większą staranność
Choć likwidacja not korygujących budzi wiele kontrowersji, eksperci są zgodni co do jednego – KSeF znacząco zwiększy transparentność i bezpieczeństwo obiegu dokumentów. Nowy system wymusi jednak:
- dokładniejszą weryfikację danych przed wystawieniem faktury,
- większą automatyzację procesów księgowych,
- dostosowanie programów finansowo-księgowych,
- wdrożenie procedur kontroli poprawności danych kontrahentów.
Dla wielu firm będzie to oznaczało konieczność reorganizacji procesów księgowych i inwestycji w nowe rozwiązania technologiczne.
Jak przygotować firmę na nowe zasady?
Warto już teraz:
- zweryfikować procedury wystawiania faktur,
- zadbać o aktualność danych kontrahentów,
- wdrożyć automatyczne mechanizmy kontroli danych,
- przeszkolić pracowników odpowiedzialnych za fakturowanie,
- dostosować systemy księgowe do wymogów KSeF.
Im mniej błędów pojawi się na etapie wystawiania dokumentów, tym mniejsze ryzyko problemów po wejściu obowiązkowego KSeF.
Podsumowanie
Likwidacja not korygujących to jedna z bardziej odczuwalnych zmian związanych z wdrożeniem KSeF. Ministerstwo Finansów stawia na pełną elektronizację i jednolity obieg dokumentów, jednak dla przedsiębiorców oznacza to również większą odpowiedzialność za poprawność danych już na etapie wystawiania faktury.
W praktyce firmy muszą przygotować się na:
- większą liczbę faktur korygujących,
- bardziej sformalizowany proces poprawek,
- konieczność szybszej komunikacji z kontrahentami,
- większą dyscyplinę w procesach księgowych.
Najważniejsze jest więc odpowiednie przygotowanie organizacyjne i technologiczne, które pozwoli ograniczyć ryzyko błędów oraz usprawnić funkcjonowanie firmy w nowym modelu fakturowania.
